Organízate con eficacia, de David Allen

Su título original es “Getting things done“, que podría traducirse mejor como “sacando las cosas adelante”. Este me parece un título mucho más apropiado, ya que no es un simple libro de cómo organizar mejor tu tiempo. Se centra más bien en trucos prácticos para hacer cuanto antes las cosas que tienes pendientes y, sobre todo, en cómo no preocuparte ni pensar continuamente en lo que te queda por hacer.

 

Sobre el autor

David Allen es un famoso consultor e instructor de productividad. En su juventud tuvo empleos de lo más diversos, hasta que comenzó a dedicarse al tema del desarrollo de la productividad personal con cerca de 40 años. No da los nombres de sus clientes, pero leyendo el libro se ve que ha ofrecido sus servicios a las empresas más importantes de Estados Unidos, políticos, actores, deportistas de élite, y demás personajes famosos. Actualmente vive en Amsterdam, donde se mudó hace pocos años, tras vivir durante mucho tiempo en California.

 

Sobre el libro

A lo largo del libro se explica con detalle un método muy completo para organizar todas tus tareas y proyectos, tanto personales como profesionales. Este método tiene dos objetivos principales:

  • El primero y más importante, es conseguir que dejes de preocuparte continuamente de las cosas pendientes que tienes por hacer, asegurando al mismo tiempo que no se te olvide ninguna de ellas. De esta forma consigues centrarte siempre en lo que tengas entre manos, rindiendo al máximo en cada tarea que realizas.
  • El segundo es que hagas cuanto antes y de forma eficaz las cosas pendientes que tienes por hacer, especialmente las más importantes. Recalca mucho la diferencia entre importancia y urgencia, ya que habitualmente nos perdemos en las tareas urgentes y dejamos a un lado las realmente importantes, por ser menos urgentes en ese momento.

El método se compone de cinco pasos principales. Cada uno se describe con todo detalle en el libro, aportando ejemplos y casos útiles, así como consejos prácticos para poder realizarlo de forma más sencilla. Los cinco pasos son los siguientes:

  1. Capturar. Se trata de recoger todas aquellas cosas que captan tu atención, sean lo que sean. Pueden ser temas de trabajo, que tienes que comprar pasta de dientes, una película que te han recomendado y quieres ver, que tienes que llevar a tu hijo al oculista, lo que sea. Hay que recogerlo ya sea en una hoja, en un cuaderno, en una grabación de voz, en el ordenador, en el móvil, o como si es en un vídeo. El objetivo es capturarlo todo.
  2. Clarificar. Hay que coger cada elemento capturado anteriormente y decidir qué hacer al respecto. ¿Cuál es la acción siguiente? Puede que haya que actuar hoy mismo (comprar pasta de dientes), que sea suficiente con acordarte más adelante (ver una película que te han recomendado), o que haya que hacerlo en un día concreto (llevar a tu hijo al médico). Para cada tipo de cosa a lo mejor utilizas una herramienta diferente, ya sea una lista de la compra, un archivo con películas pendientes de ver en tu ordenador, o un calendario/agenda.
  3. Organizar. Habrá algunas de las cosas capturadas que estén relacionadas entre sí, incluso que dependan unas de otras. En estos casos, hay que organizarlas de forma que se hagan ordenadamente y de la mejor manera posible, en lo que el autor llama “proyectos”. Básicamente, define un proyecto como cualquier objetivo que requiera más de una tarea para conseguirse. Organizar los proyectos es importante para no hacer trabajo inútil por el camino.
  4. Reflexionar. Se trata de revisar periódicamente los proyectos y las tareas, para que no se escape nada y para incluir siempre las cosas nuevas que vayan surgiendo.
  5. Actuar. Este apartado es el más importante, es para lo que sirven todos los demás. Hacer cada cosa en su momento, y cuando la estés haciendo no estar preocupándote por otras.

La explicación que acabo de dar parece bastante completa, y parece que con eso se entiende perfectamente cuál es el proceso. Nada más lejos. El libro explica con detalle cada uno de los cinco puntos, aportando trucos e información útil sobre cada uno de ellos. De hecho, para mi caso particular la información me parece excesiva. El método completo, con todos sus detalles y herramientas, está más bien pensado para personas con puestos de responsabilidad y con problemas de tiempo, que necesitan organizarse lo mejor posible o de lo contrario dejarán cosas sin hacer. Sin embargo, creo que al menos el 50% de la información es de gran utilidad para cualquiera que no viva en una isla desierta.

Mención especial para la regla de los dos minutos, que dice simplemente que si te aparece una tarea y te va a llevar 2 minutos o menos hacerla, hay que hacerla ahora mismo. Es un buen consejo, yo lo aplico a mi manera y sirve para evitar que se acumulen pequeñas cosas que hacer. El libro incluye otros muchos trucos y consejos, similares a este.

 

Por qué lo recomiendo

Personalmente creo que soy bastante organizado. Utilizo desde hace muchos años una agenda de papel, la cual miro todos los días y donde voy apuntando casi todas las cosas. De esta forma, sé que no hay nada que se me vaya a olvidar, ya que la agenda me lo va a recordar en su debido momento. Gracias a esto no me preocupo por las cosas antes de tiempo, ni pienso “joder, tengo que hacer esto que tengo pendiente y todavía no lo he hecho…”. No. Simplemente decido cuándo lo voy a hacer, lo anoto en la agenda, y me despreocupo. Después, cuando llega ese momento, soy disciplinado y lo hago.

Todo eso tiene bastante que ver con algunas de las cosas de “Organízate con eficacia“, pero sin duda me ha aportado bastantes ideas nuevas y consejos que me han venido muy bien. Creo que para cualquiera puede ser muy útil, especialmente para alguien cuyo método para ir haciendo sus tareas es tenerlas en mente e ir acordándose sobre la marcha. Organízate con eficacia” te ayuda a sacar de tu cabeza todas esas cosas que no necesitas tener ahí. Como dice el propio autor: “tu mente es para generar ideas, no para almacenarlas”.

Puedes encontrar este libro tanto en formato papel como en formato e-book, aquí.

Si lo que te he contado sobre este libro te ha parecido interesante, no dejes de visitar la Biblioteca, donde tengo mi lista de libros. Seguro que encontrarás más libros que te gusten.

¡Gracias por leer!

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