Ley de Parkinson: ¿eres productivo?

Desde que empecé a estudiar en la universidad, allá por el año 2006, he intentado ser cada vez más productivo. Intentaba estudiar de forma más eficiente. A la hora de trabajar, intento hacer las cosas mejor, más rápido. Sin embargo, he aprendido que no es así de simple.

Entre los muchos temas sobre los que estoy aprendiendo últimamente, uno de ellos es la productividad. Y una de las ideas más importantes con las que me quedo de lo aprendido hasta ahora, es la ley de Parkinson.

La ley de Parkinson

Dice lo siguiente: el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización.

Pongamos una tarea, como por ejemplo escribir un artículo de unas 1000 palabras, que es lo que yo estoy haciendo ahora mismo. Voy a tomar la ley al pie de la letra. Si me planteo escribir el artículo mañana de 12:00 a 14:00, probablemente tardaré 2 horas en escribirlo. Buscaré más información, me pensaré y repensaré las cosas más veces, y tardaré dos horas.

Si en cambio preveo que tendré menos tiempo y me planteo escribir el artículo de 13:00 a 14:00, sabiendo que es perfectamente posible hacerlo en una hora, tardaré una hora en hacerlo.

Esto es muy interesante. Significa que utilizar parte del tiempo en organizarte, y pensar cuánto tiempo tardarás en hacer cada cosa, puede ahorrarte mucho tiempo. Harás las cosas más rápido. Es decir, la clave no es exactamente hacer las cosas rápido en el momento de estar haciéndolas. La clave es, previamente, ajustar bien el tiempo que dejas para cada tarea, y después ceñirte a ese tiempo.

Cómo ser más productivo

Yo he intentado aplicar esa lección a mi vida. Lo que hago es planificar cada día lo que voy a hacer al día siguiente. No lo planifico al detalle, ni estoy cerrado a improvisar. No es esa la cuestión. Pero organizo lo que voy a hacer, y el tiempo que me doy para hacerlo, para las cosas importantes y las que lleven bastante trabajo. El resto de cosas, las dejo más a la improvisación.

Y he descubierto una cosa que para mí es muy importante. Escribirlo. Si escribo mi planificación, es bastante probable que la respete. Si solamente la pienso, las probabilidades disminuyen mucho. Esto puede parecer una tontería. Simplemente con pensarlo debería ser suficiente. Pero he comprobado yo mismo que no es así. Cuando terminas una de las tareas que tenías apuntadas, y la puedes tachar, es una satisfacción. Creo que esa es la razón por la que escribirlo me funciona.

Ser más productivo en el trabajo

Esto cambia mucho en función del tipo de trabajo que tengas. Voy a contar cómo lo hago yo, y si tu caso es diferente puedes pensar otra forma de hacerlo. O puedes preguntarme cómo lo haría yo en tu caso, dejando un comentario cuando termines de leer el post ;).

En mi trabajo tengo varias tareas que tengo que realizar todos los días. Hay algunas que solamente las hago algunos días, por ejemplo lunes, miércoles y jueves. Otras, se hacen todos los días menos los viernes. El caso es que tengo un documento con las tareas obligatorias de cada día de la semana. Y ya tengo controlado el tiempo aproximado que puede llevarme cada una.

Teniendo esto, cada día escribo en un papel las tareas obligatorias del día siguiente. Y si sé alguna otra tarea específica para ese día, la escribo también. Sé qué tareas son más prioritarias, y las pongo en orden. Y al lado pongo el tiempo que necesito para cada una. No pongo las horas concretas entre las que lo voy a hacer, porque en mi trabajo surgen imprevistos y tareas improvisadas constantemente, y por lo tanto no sería útil.

Cada día, cojo ese papel y voy realizando las tareas en orden. Cuando empiezo una, apunto a qué hora debería terminarla sabiendo cuánto tiempo necesito para hacerla. De esta forma, me aseguro de no perder el tiempo con ninguna de esas tareas. Al terminar cada tarea, la tacho del papel, y veo que me quedan menos.

A mí me gusta hacerlo en papel porque me es más cómodo para hacer anotaciones sobre la marcha, y porque me gusta tacharlo. Para ello utilizo hojas sucias o ya utilizadas, no me gusta gastar papel nuevo en esto. Por el bien del planeta, te recomiendo que hagas como yo ;).

Ser más productivo en tus temas personales

Además de en el trabajo, utilizo la planificación para el resto de mis cosas. Para esto utilizo una pequeña agenda, donde puedo tener todo apuntado. Cuando tengo algo que hacer en una fecha concreta, por ejemplo una cita con el médico, puedo apuntarlo aunque falten varios meses. Es muy cómodo, mi agenda me facilita mucho las cosas.

Cada día, apunto también lo que voy a hacer el día siguiente. Entre semana pocas veces me es necesario, porque entre el trabajo, el deporte y las clases de alemán, tengo casi todo el tiempo ocupado. Pero suelo planificar mis fines de semana, para aprovecharlos lo mejor posible.

Por ejemplo, si tienes que hacer lo siguiente un sábado por la mañana (un ejemplo que podría ser el mío):

  • Ir a hacer la compra (30 minutos).
  • Escribir un artículo de 1000 palabras para el blog (60 minutos).
  • Preparar el vídeo correspondiente al artículo (grabarlo, editarlo y subirlo: 60 minutos).
  • Ir a correr durante una hora (incluyendo calentamiento y ducha: 90 minutos).

En total son 4 horas. Pongamos que quieres hacerlo entre las 10:00 y las 14:00.

Yo me despertaría a las 09:30. Desayunaría tranquilamente, y a las 10:00 iría a hacer la compra. A las 10:30 me pondría a escribir, y una hora después a preparar el vídeo. A las 12:30 me iría a correr, y a las 14:00 ya estaría duchado. Habría sido una mañana muy productiva. Para ello, me aseguraría de apuntar en mi agenda las diferentes cosas, con sus horas de comienzo. Y muy importante, me pondría el despertador a las 09:30, si no, me levantaría de la cama y solo me quedaría tiempo para correr :D.

Si no apuntase ni planificase horas para nada, probablemente no haría todas esas cosas en ese tiempo. No porque no me de tiempo, sino porque (según la ley de Parkinson) mis tareas se expandirían.

Conclusión

Planificarse bien lleva tiempo, pero no mucho. El tiempo que puedes ahorrar gracias a ello sí que puede ser mucho. Así que, recuerda la ley de Parkinson y planifica. Planifica bien las cosas que quieres hacer sí o sí, y así te sobrará mucho más tiempo para improvisar y hacer las cosas que te gustan. Es más, escribe tu planificación. Es un muy buen hábito que a mí me ahorra mucho tiempo, o mejor dicho, me permite hacer muchas más cosas de las que haría si no lo escribiera.

¿A qué esperas para ser más productivo?


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2 comentarios sobre “Ley de Parkinson: ¿eres productivo?

  • el 26/01/2015 a las 09:03
    Permalink

    Qué bien artículo Egoitz.

    La verdad es que no conocía esta ley, pero tiene mucho de verdad. Yo suelo tener muchas tareas pendientes en el trabajo, más de las que puedo hacer a lo largo de la semana. Y, al igual que tu, se divide en distintos tipos (largo, medio y corto plazo, improvisadas, urgentes, etc…).

    Creo que si aplico el mismo procedimiento que tu podría ganar algo de tiempo. En estos momentos suelo apuntar lo que tengo pendiente pero no le doy un tiempo concreto y hago “hasta donde llegue”.

    Un saludo!

  • el 26/01/2015 a las 19:03
    Permalink

    Gracias David!

    Espero que hacerlo de esta forma te haga ganar tiempo. A mí me funciona muy bien, la verdad.

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