El principio de Pareto y por qué puede serte útil

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Escribiendo mi diario de viaje en St. James’ Park, Londres (2009).

Vilfredo Pareto fue un sociólogo, economista y filósofo italiano. No sé apenas nada sobre él, únicamente conozco el llamado principio de Pareto. En sus estudios sobre la economía y sociedad italianas, descubrió que el 80% de las tierras de Italia pertenecían al 20% de la población, y el 20% restante de las tierras al 80% restante de la población. A mi ni me va ni me viene quién sea el dueño de las tierras italianas. Pero este concepto de distribución desigual se da en muchos otros ámbitos, y en algunos puede ser muy útil.

Para empezar, esos porcentajes varían en cada caso, como es lógico. De hecho no tienen por qué ser complementarios, es decir, no tienen por qué sumar 100 entre los dos. Por ejemplo, es posible que en un país el 2% de la población tenga el 50% de la riqueza. Y el 98% restante tenga el otro 50% de la riqueza. Es una especie de indicativo del nivel de desigualdad en un ámbito dado.

Patatas y correos

Yo he aprendido lo que sé sobre el principio de Pareto leyendo sobre temas de productividad y eficiencia. Teniendo en cuenta este principio, puedes aprovechar mucho mejor tu tiempo. Esto sirve tanto en tu trabajo, como en tu vida diaria.

El principio de Pareto aplicado a la productividad podría enunciarse así: el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus esfuerzos. Obviamente estos porcentajes varían mucho, en función de la actividad o tarea que estés haciendo. Por ejemplo, una actividad con esfuerzo-resultado prácticamente igual, sería pelar patatas. Suponiendo que tardas 1 minuto en pelar una patata, la cantidad que peles será proporcional al tiempo que dediques. Si dedicas 6 minutos, pelarás 6 patatas. Si dedicas 23 minutos, pelarás 23 patatas. En este caso, y en otros muchos ejemplos similares, no hay casi margen de mejora teniendo en cuenta este principio. Cuanto más tiempo dediques más patatas pelarás, así de sencillo.

Ahora supongamos que estás leyendo tus correos electrónicos del día. Supongamos que te han llegado 10 correos electrónicos, y que aproximadamente tardas 2 minutos en leer cada correo. Siguiendo la lógica del pelado de patatas, necesitarás 20 minutos para leer los 10 correos electrónicos. Si le dedicas menos tiempo, simplemente leerás menos correos. Si solamente tienes 10 minutos, podrás leer 5 de ellos y los otros 5 tendrán que esperar.

¿Cuál es la diferencia?

Si no vamos más allá, ambos casos parecen similares. Pero no es así. Las patatas son todas iguales. Bueno, por si te quieres poner tiquismiquis, habrá unas patatas más grandes que otras, y las grandes tardarán más en pelarse. Pero para hacerlo más sencillo, suponemos que el tamaño de todas las patatas es el mismo, y que la longitud de todos los correos es la misma. Las patatas serán todas iguales, pero los correos no. La longitud será la misma y tardarás 2 minutos en leer cada uno. Pero, ¿y el contenido?

Si de los 10 correos electrónicos que has recibido, 6 son publicidad que no te interesa, esos no tienes ni que abrirlos. Simplemente viendo el nombre del correo de un vistazo, puedes directamente eliminarlo y no te hará perder el tiempo. De esta forma te quedas solamente con los 4 correos que no son publicidad, y que sí que te interesan. A 2 minutos para leer cada uno, utilizarás 8 minutos para leer todos los correos, y no los 20 que necesitarías si leyeras todos directamente.

En el caso de las patatas no puedes hacer esto. Si dedicas menos tiempo, pelarás menos patatas. Esto es así y no hay forma de hacerlo mejor. Sin embargo, con los correos puedes elegir cuáles son los importantes y los que no lo son, eliminarlos directamente. Si te interesan solamente 4 correos de los 10 que tienes, el 40% de tu esfuerzo te lleva a conseguir el 100% de los resultados.

Cómo aprovechar el principio de forma útil

El ejemplo de los correos electrónicos se me ha ocurrido para explicar de forma sencilla la diferencia. Sé que no es un gran ejemplo, nadie se pone a leer los correos que no le interesan. Pero sirve para entender el concepto si lo comparamos con pelar patatas.

Ahora bien, tener este principio en mente puede ser muy útil en muchas situaciones. Por ejemplo, en el trabajo. Si hay alguna cosa que haces, a la que dedicas por ejemplo 1 hora al día y te lleva a conseguir la mitad de los resultados de toda tu jornada laboral, yo pondría esta tarea arriba en mi lista de prioridades. De esta forma, si hay algún día en el que no puedes hacer todo lo que te corresponde por cualquier imprevisto, obtendrás unos resultados cercanos a los habituales aunque hayas dedicado mucho menos tiempo.

Más allá de porcentajes concretos o situaciones específicas, a mi me ha ayudado simplemente el hecho de pensar en que algunas de las cosas que hago me aportan (o aportan en general) mucho más que otras. Y es una buena forma, como digo, para priorizar y saber en qué es más útil que utilices tu tiempo. Ya sea para trabajar, para estudiar, para realizar las tareas de casa, para hacer la compra, o para lo que sea.

Sé más productivo gracias a Pareto

En definitiva, de lo que se trata es de eliminar. Para ser más productivo no solamente hace falta dedicar el tiempo justo a cada tarea, como dice la ley de Parkinson. Además de eso, hay que mirar las cosas desde una perspectiva más lejana, y eliminar las que te quitan mucho tiempo y te aportan poco en cuanto a resultados. Esas cosas no es que haya que hacerlas más rápido como las demás, sino que si es posible hay que dejar de hacerlas. Tus resultados apenas se verán afectados, y ganarás mucho tiempo.

Yo intento aplicar esto en el trabajo cuando los días son complicados y no me da tiempo a todo. Dejar de hacer cosas que se supone que debes hacer no es fácil, yo siempre he intentado hacerlo todo. Pero si algo de lo que haces te quita mucho tiempo y te aporta poco, decidir de entrada que no lo vas a hacer te da la tranquilidad para poder hacer todo lo demás mucho mejor. Y sin estreses porque no te vaya a dar tiempo. Aprende a decir que no, y serás más productivo.


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